Phần mềm kế toán, phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp, phần mềm kế toán chủ đầu tư, Phần mềm kế toán DTH

Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. Vậy việc tiêu hủy tài liệu kế toán được quy định như thế nào? Hãy cùng DTH tìm hiểu ở bài chia sẻ sau đây:

Những trường hợp nào phải tiêu hủy tài liệu kế toán?

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về việc tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

Điều 16. Tiêu hủy tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

Như vậy, những tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Ảnh minh họa: Việc tiêu hủy tài liệu kế toán được quy định như thế nào? Nguồn Internet.

Lưu ý: Hiện nay, thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định tại khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015 như sau:

- Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

- Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

- Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Các hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán năm 2023

Căn cứ vào quy định tại Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như:

- Đốt cháy;

- Cắt;

- Xé nhỏ; hoặc

- Hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Bên cạnh đó, đơn vị kế toán khi tiêu hủy tài liệu kế toán cần lưu ý 02 vấn đề sau:

- Việc tiêu hủy tài liệu kế toán được thực hiện theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

- Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì phải do đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán năm 2023

Trong năm 2023, đơn vị kế toán thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán theo thủ tục được quy định tại Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

Bước 1. Thành lập "Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ"

Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".

Trong đó, thành phần Hội đồng gồm:

- Lãnh đạo đơn vị kế toán;

- Kế toán trưởng;

- Đại diện của bộ phận lưu trữ; và

- Các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.

Bước 2. Kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán

Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".

Bước 3. Lập "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ"

"Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

Xử lý vi phạm đối với hành vi tiêu hủy tài liệu kế toán không đúng quy định

Tiêu hủy tài liệu kế toán không đúng quy định có thể phải chịu xử lý hành chính hoặc xử lý hình sự.

Biện pháp hành chính:

Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định về hình thức xử phạt hành chính đối với vi phạm trong việc tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi (mức phạt áp dụng đối với tổ chức vi phạm):

– Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự

– Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

Biện pháp hình sự:

Nếu thực hiện hành vi tiêu hủy tài liệu kế toán mà gây hậu quả nghiêm trọng thì có thể phải chịu truy cứu trách nhiệm hình sự. Theo Bộ luật hình sự 2015, người nào hủy bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ sẽ phải chịu:

– Phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 01 năm đến 05 năm đối với người lợi dụng chức vụ, quyền hạn thực hiện hành vi gây thiệt hại từ 100.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng hoặc dưới 100.000.000 đồng nhưng đã bị xử lý kỷ luật hoặc xử phạt vi phạm hành chính về hành vi này mà còn vi phạm.

– Phạt tù từ 03 năm đến 12 năm nếu phạm tội: vì vụ lợi; có tổ chức; dùng thủ đoạn tinh vi, xảo quyệt; gây thiệt hại từ 300.000.000 đồng đến dưới 1.000.000.000 đồng.

– Phạt tù từ 10 năm đến 20 năm nếu gây thiệt hại 1.000.000.000 đồng trở lên.

Người phạm tội còn có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm hoặc tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.

Lưu ý: biện pháp hình sự đối với tội này chỉ áp dụng đối với cá nhân vi phạm.

>>> Có thể bạn quan tâm:

Nếu bạn đang băn khoăn lựa chọn phần mềm kế toán HCSN để giải quyết cho công việc kế toán của đơn vị mình, các bạn có thể tham khảo phần mềm kế toán HCSN của DTH vì lý do sau đây.

Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Dsoft HCSN là công cụ đắc lực hỗ trợ các đơn vị hành chính sự nghiệp đơn thuần, đơn vị sự nghiệp có thu, đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh thực hiện các nghiệp vụ liên quan: Tiền mặt, tiền gửi, kho bạc, vật tư hàng hóa, tài sản cố định, công cụ dụng cụ theo các loại hình như sau:

1. Đơn vị hành chính sự nghiệp đơn thuần.

2. Đơn vị hành chính sự nghiệp có thu.

3. Đơn vị hành chính sự nghiệp có hoạt động kinh doanh.

Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Dsoft HCSN đáp ứng đầy đủ các mẫu biểu, chứng từ kho bạc, báo cáo, sổ sách theo quy định hiện hành và đặc thù từng ngành, từng địa phương.

Mời bạn tải bản dùng thử MIỄN PHÍ: Tại đây.

>>>Có thể bạn quan tâm: Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư 107<<<